Выглядит как интересная идея для нашего модуля Модуль от RetailFactory.ru: Статистика возвратов и защита магазина от возвратов заказов
Он в целом эту рутину делает автоматом, вы ничего не делаете - был возврат помечает красным. Но вот комментарий в заказе можно добавить.